Que pouvez-vous faire pour prévenir le vol et la fraude ?
Le vol d'automobiles est un énorme problème au Canada en ce moment, tant pour les concessionnaires que pour les consommateurs.
“L'époque” où l'on faisait confiance à tout le monde est révolue.
Le vol de véhicules en est un élément important, mais vous devez également vous protéger, ainsi que vos clients, contre les risques suivants: de vol d’identité, des fausses pièces d'identité et des dossiers falsifiés. Voici quelques suggestions pour parvenir à le faire.
Protégez-vous contre le vol de véhicules
Le vol de véhicules est généralement un crime d'opportunité. Votre objectif est de faire en sorte que le vol d'un véhicule soit le plus gênant possible de s'emparer d'un véhicule.
- Les boîtes à clés des services de vente et d'entretien ne doivent pas être visibles du public et doivent être vérifiées quotidiennement pour s'assurer que toutes les clés s'y trouvent. Conservez séparément les clés du deuxième jeu. Surveillez les "clients" qui semblent s'intéresser à l'endroit où vous rangez vos clés. À la fermeture, verrouillez la boîte à clés et la porte de la pièce où elle se trouve. Un système de codage est plus sûr que l'inscription des informations relatives au véhicule sur l’étiquette de la clé.
- Envisagez un système de clé électronique. Selon le système, il est possible d'enregistrer la date d'émission d'une clé et la personne qui la possède, de limiter l'accessibilité et même de suivre les clés par GPS.
- Ne laissez jamais un véhicule avec la clé à l'intérieur, même s'il s'agit d'un service au volant. Lorsque vous amenez un véhicule à la porte pour la livraison ou après une visite d'entretien, éteignez-le et gardez la clé. Les voleurs sont connus pour sauter dans un véhicule en marche pendant les quelques secondes qui s'écoulent entre le moment où vous sortez du véhicule et celui où le client y entre.
- Idéalement, la boîte de dépôt après les heures d'ouverture devrait être équipée d'une chute qui envoie les clés à l'intérieur du bâtiment. Si ce n'est pas possible, elle doit être munie d'un déflecteur afin que les clés ne puissent pas en être extraites.
- Placez les véhicules haut de gamme à l'arrière du stationnement et les modèles moins attrayants à l'avant. La nuit, bloquez le portail avec une voiture d'occasion bon marché.
- Lors des essais de conduite, demandez une deuxième (voire une troisième) pièce d'identité en plus du permis de conduire, et photocopiez le recto et le verso de toutes les pièces. Méfiez-vous des contrefaçons, en particulier pour les permis délivrés en dehors de la province. La plupart des sites provinciaux consacrés à l'alcool et aux jeux contiennent des informations sur la manière de repérer un faux. Imprimez les et distribuer les au personnel pour qu'il puisse y avoir accès rapidement. Lorsqu'un client revient d'un essai, utilisez immédiatement la clé pour vous assurer qu'elle n'a pas été remplacée par une autre.
- Les voleurs sont à l'affût des habitudes, alors changez-les régulièrement. N'envoyez pas quelqu'un à la banque tous les jours à la même heure; variez les portes que vous déverrouillez ou verrouillez en premier.
- Si vous soupçonnez quelqu'un et qu'il s'en va, appelez les revendeurs voisins pour les avertir. Vous pouvez créer une "surveillance de quartier" où tout le monde travaille ensemble.
Protégez votre concessionnaire contre la fraude
- Méfiez-vous si une personne consulte fréquemment ses notes lorsqu'elle remplit un formulaire. La plupart des gens doivent revérifier certains éléments, bien sûr, mais méfiez-vous de ceux qui semblent travailler à partir d'un “aide-mémoire". Comparez les formulaires de demande pour vérifier la constance dans l'orthographe et les chiffres.
- Recherchez des informations sur les nouvelles escroqueries en utilisant Google, le Bureau de la concurrence du Canada, et vos fournisseurs d'assurance ou de crédit. Tenez votre personnel au courant de la détection des escroqueries.
- Authentifiez toutes les informations fournies, notamment en comparant la propriété d'une reprise avec les données du client avant de l'ajouter à la transaction.
- La fraude à l'identité "synthétique" consiste à créer des identités et des côtes de crédit en utilisant une combinaison d'informations vraies et fausses. Les signaux d'alerte sur un rapport de crédit peuvent inclure de nombreuses demandes de crédit sur une courte période; des antécédents de crédit qui ne correspondent pas à l'âge de la personne ; ou des incohérences entre le rapport et les informations fournies par la personne. Travaillez avec vos fournisseurs de crédit sur les meilleures pratiques pour éviter la fraude.
- Même si vous aimeriez penser le contraire, vos employés peuvent faire partie du problème. Auparavant, il ne s'agissait que de pièces ou de fournitures qu'ils emportaient chez eux. Aujourd'hui, il peut s'agir du vol de données de clients, “d’achats de paille" lorsqu'ils manipulent des informations pour obtenir un prêt au nom de quelqu'un d’autre, ou le vol de numéros de cartes de crédit ou la rétrofacturation. Effectuez une vérification approfondie des antécédents lors de l'embauche, et enquêtez immédiatement sur toute anomalie ou irrégularité comptable.
Protégez vos clients contre le vol
- Envisagez de proposer des dispositifs de protection après-vente, soit lors de l'achat, soit lors de visites de suivi ou au comptoir de service. Il peut s'agir de dispositifs de repérage, d'étuis à clés Faraday, d'antivols de volant ou de pédales, de cales de roues ou de déconnecteurs de batterie.
- Protégez les informations personnelles de vos clients aussi étroitement que les vôtres. Ne laissez jamais traîner de dossiers, verrouillez les classeurs et fermez tous les bureaux à clé la nuit. Équipez tous les ordinateurs d'écrans de confidentialité et éteignez le moniteur si vous devez quitter votre bureau. Utilisez une déchiqueteuse, ou, si vous faites appel à une société de déchiquetage, demandez une poubelle fermée à clé pour les documents qui attendent d'être déchiquetés.
- Ne parlez pas à vos clients sur haut-parleur. Gardez leur partie de la conversation privée, et veillez à ce que votre voix ne soit pas entendue dans le magasin.
- Utilisez des mesures de sécurité des données éprouvées sur vos systèmes informatiques, y compris sur vos machines de crédit/débit ; paramétrez le système informatique de manière à ce que chacun doive changer fréquemment son mot de passe ; et évitez d'utiliser les courriels pour transmettre des informations sensibles, telles que les numéros de carte de crédit.
Tout cela représente beaucoup de travail et implique généralement de dépenser de l'argent, mais de nos jours, ce n'est pas "si" votre concessionnaire sera ciblé, mais "quand". Et dans l'ensemble, il est plus facile de prévenir le crime que d'y faire face une fois qu'il s'est produit que de s'en occuper une fois qu'il s'est produit.