La "fatigue des réunions" est une réalité. Utilisez-vous des méthodes constructives pour faire passer votre message à tous les employés de votre concessionnaire ?
C'est une tradition bien ancrée dans les concessionnaires : Les directeurs convoquent régulièrement leurs vendeurs dans une salle pour une réunion d'encouragement qui peut porter sur les chiffres de vente, les chefs de vente, les objectifs de vente, les primes de vente, et qui se termine par des gestes avec les poings en l’air et des applaudissements.
C'est ainsi que l'on procède depuis toujours, mais est-ce la meilleure façon de communiquer avec vos employés ? Plutôt que de s'en remettre à une seule réunion régulière, un large éventail de méthodes de communication pourrait être un bien meilleur moyen de faire passer votre message et d'éviter la redoutable "lassitude des réunions".
La fréquence et le mode de communication dépendent d'un certain nombre de facteurs. Trouver les bonnes méthodes et le bon équilibre peut permettre à chacun de rester informé et attentif.
De nombreuses entreprises réduisent actuellement le nombre de réunions de leurs employés. Dans de nombreux cas, c'est à cause de cette lassitude, aggravée par le fait que tant d'entreprises ont dû passer aux réunions virtuelles pendant la COVID. Beaucoup signalent également que les attitudes se sont améliorées avec ce calendrier plus "souple" - les gens sont plus attentifs parce qu'ils ne sont pas épuisés par des réunions plus fréquentes.
Examinez objectivement votre horaire pour voir s'il peut être amélioré. Si vous répétez sans cesse les mêmes choses lors de chaque réunion hebdomadaire, bihebdomadaire ou même plus fréquente, vos employés en retirent-ils vraiment quelque chose ? Ils quitteront peut-être la réunion avec grand optimisme et prêts à conclure des ventes, mais n'auraient-ils pas mieux fait de consacrer leur temps à contacter des acheteurs potentiels ou à se renseigner sur les dernières caractéristiques des véhicules ?
Lorsque vous tenez une réunion, vos employés participent-ils ou s'agit-il simplement d'un cours magistral ? Les gens veulent sentir qu'ils font partie intégrante d'une équipe et qu'ils ne sont pas simplement là pour faire acte de présence. Le fait de les impliquer peut contribuer grandement à cet objectif. En plus de leur dire ce que vous attendez d'eux, demandez-leur ce qu'ils pensent que chacun peut faire pour améliorer le concessionnaire. Même si cela ne semble pas réalisable, il y a peut-être une partie de l'idée qui l'est. Ne donnez la parole à personne en particulier et acceptez que les gens ne veuillent pas participer publiquement. Plus tard, vous pouvez envoyer un message à tous les participants pour leur dire que s'ils ont des idées en dehors des réunions, vous les encourager à vous les communiquer.
Tous les deux mois, vous pouvez envisager d'inviter d'autres services à participer à une réunion. Tous ces départements fonctionnent de manière indépendante, mais au fond, ils sont tous liés aux activités du concessionnaire, et tout se passe mieux s'ils travaillent ensemble. Il ne s'agit pas tant d'exprimer des griefs que de trouver de meilleurs moyens d'interaction entre tous. Le service après-vente sera peut-être plus ouvert au retour des vendeurs pour accueillir les clients si les conseillers réalisent qu'il s'agit de l'échéance d'un contrat de location ou de la présentation de nouveaux modèles, tandis que les vendeurs comprendront mieux pourquoi les pièces ne sont pas arrivées ou pourquoi la voiture d'un client ne peut pas entrer au garage immédiatement.
S'il n'est pas toujours facile de réussir des réunions de groupe, il est souvent plus difficile de communiquer efficacement en face-à-face. Chacun réagit différemment lorsqu'il s'agit de parler directement au "patron".
Les textos et les courriels sont rapides et faciles à envoyer et, bien sûr, ils sont précieux pour communiquer un message urgent rapidement. Soyez bref et concis, et utilisez même une liste de points si cela vous permet d'être plus clair et d'aller droit au but. Cela dit, lorsqu'un problème se complique, les textes peuvent parfois porter à confusion. Dans ce cas, un appel téléphonique permet généralement de régler le problème beaucoup plus rapidement et sans trop de difficultés.
Lorsque vous dites aux gens que votre "porte est toujours ouverte", elle doit l'être chaque fois que quelqu'un veut parler. Ils seront plus enclins à le faire si vous avez déjà montré qu'il s'agit d'une voie à double sens.
Tout le monde n'est pas doué pour le face-à-face, surtout lorsqu'il y a un déséquilibre de pouvoir entre le superviseur et l'employé. Il faut savoir mettre les gens à l'aise. Si vous devez imposer une discipline ou une critique, faites-le en privé, jamais pendant les réunions. Faites en sorte qu'elle soit constructive, plutôt qu'un simple jugement sur les performances de la personne, en montrant ce qui n'a pas été fait correctement, puis en expliquant à l'employé la manière dont vous attendez qu'il fasse les choses. Travaillez avec cette personne pour trouver une solution. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple qu'un manque d'informations à jour, et peut-être que quelques vidéos de formation ou une collaboration plus étroite avec d'autres personnes peuvent résoudre le problème.
Inversement, s'il y a lieu de féliciter, faites-le sans exagérer. Dans les réunions de groupe, cela signifie qu'il faut savoir reconnaître le travail bien fait d'un employé sans donner aux autres l'impression que leur travail est inférieur.
Si vous trouvez qu'il est difficile d'amener vos employés à participer aux réunions, à vous parler, à vous tenir au courant, ne vous contentez pas de les regarder, mais regardez-vous aussi dans le miroir. Y a-t-il quelque chose que vous pourriez faire mieux ? Rendez-vous les réunions intéressantes ? Jetez-vous un coup d'œil à votre téléphone pendant les rencontres individuelles ou leur accordez-vous toute votre attention ? Si vous vous engagez pleinement avec eux, il y a de bonnes chances qu'ils s'engagent pleinement avec vous en retour.